Hoppa till innehåll

Fakturor

Att driva ett företag innebär till stor del att man kommer att skicka och/eller att få fakturor. Det är inkomsterna och utgifterna till företaget, fakturor är någonting vi både älskar och hatar.

Miljö

Det nya sättet att skicka fakturor är att göra det digitalt, en så kallad elektronisk faktura, eller e-faktura. En e-faktura skickas från avsändaren till mottagaren på mindre än en sekund. Detta blir en allt vanligare trend, då det 2004 skickades mindre än 5 miljoner e-fakturor, åtta år senare – 2012, har den ökat till 71,8 miljoner e-fakturor.

E-fakturor blir allt vanligare, men pappersfakturor är ändå helt klart dominerande på marknaden. Det som är dåligt med detta är att pappersfakturor är väldigt negativt ur ett miljöperspektiv, Det krävs cirka 0,3 kilo ved per kg papper och miljontals fakturor skickas varje år. Förutom pappret så ökas koldioxid utsläppen markant exempelvis av alla postbilar som måste leverera fakturorna varje dag. Knivsta kommun har tagit steget att digitalisera sina fakturor, i syfte att sänka kostnader och spara tid, men även för att värna om miljön.

Elektronisk fakturahantering

När man talar om fakturahantering är det digitalisering av pappersfakturor man sannolikt menar. Ett annat ord är elektronisk fakturahantering, eller EFH som det ofta förkortas till.

”Pappersfakturor skannas och överförs till digitala filer”Ännu för några år sedan var ett system för elektronisk fakturahantering något som bara större företag hade nytta av, men nu har systemet både etablerats och utvecklats vilket idag gör det till en kostnadseffektiv lösning även för medelstora och mindre företag.

Eftersom elektronisk fakturahantering innebär att man med hjälp av avancerad OCR-teknik kan läsa av och digitalisera en faktura på nolltid behöver man inte längre slösa onödig tid på att registrera fakturorna manuellt. Fakturan registreras automatiskt i företagets arkiv, varifrån den senare lätt kan hittas och tas fram vid behov. Den digitala skanningen och avläsningen av fakturorna innebär även att risken för mänskliga slarvfel som t.ex. ett litet felslag som lätt kan ske vid manuell registrering av fakturor, kan minskas betydligt.

Detta gör hela processen mer överskådlig samtidigt som företaget effektiviseras. Företaget Readsoft skriver exempelvis på sin hemsida att deras lösningar för elektronisk fakturahantering reducerade Tyresö kommuns utgifter med 9 miljoner kronor per år, då även arbetsstyrkan kunde reduceras från 20 till 5.

Summering

Att börja med elektronisk fakturahantering är en investering som ofta lönar sig inom något år. Färre personer behövs för att hantera fakturor och effektiviteten blir markant förbättrad.

Vissa företag som sysslar med EFH erbjuder även fakturascanning, där de tar hand om all inkommande post och sorterar denna enligt dina önskemål. Alltså sparar du och ditt företag en massa tid som annars måste läggas på pappersarbete. När det gäller just fakturor som kommer in scannas, sorteras och arkiveras dessa snabbt och lätt och skickas sedan direkt till dig elektroniskt.

Publicerat iFöretag